Serienfaxe mit comFAX

 

ball.gif (916 bytes)Erstellung eines Druckers
ball.gif (916 bytes)Excel 95 als Datenquelle für Serienfaxe
ball.gif (916 bytes)Notwendige Feldfunktionen
ball.gif (916 bytes)Beispiel 1: einfaches versenden von Serienfaxe
ball.gif (916 bytes)Beispiel 2 : Serienfaxe mit niedriger Priorität
ball.gif (916 bytes)Beispiel 3 : Serienfaxe mit festgesetzter Sendezeit
ball.gif (916 bytes)Beispiel 4 : Versendung der Serienbriefe zum Nachttarif (zum billigsten Tarif)
ball.gif (916 bytes)Seriendruck ausführen
ball.gif (916 bytes)Optimierungsmöglichkeiten bei hohem Faxaufkommen

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Erstellung eines Druckers:

Um Serienfaxe unter comFAX nutzen zu können, müssen Sie sich mit einem Netwerkdrucker verbinden, der diesen Dienst ermöglicht.

So legen Sie einen neuen Netzwerkdrucker an:

  • Klicken Sie auf den Startknopf und wählen Sie Einstellungen aus.
  • Als nächstes klicken Sie auf „Drucker" und machen dann einen Doppelklick auf „Neuer Drucker".
  • Sie werden dann gefragt ob Sie einen Drucker am Arbeitsplatz anlegen wollen, oder mit einem Druck-Server im Netzwerk verbinden wollen.
  • Wählen Sie nun den Druck-Server im Netzwerk aus.
  • Verbinden Sie Ihn mit der Freigabe des Druckservers im Netz und Wählen Sie als Druckertreiber, den Apple Laser Writer II NT.
  • Wenn Sie Serienfaxe verschicken wollen müssen Sie dann auch diesen Drucker verwenden.

    Beispiel: Excel 95 Tabelle als Datenquelle für Serienfaxe

    Um Serienfaxe verschicken zu können benötigt man eine Datenquelle, aus der die Felder mit den Informationen des jeweiligen Empfängeres ausgefüllt werden.

    Vorname Name Firma Adresse1 Postleitzahl Ort Faxnummer
    Christian Apostolou Com-EM-Tex Rüdesheimerstr.7 80686 München 54750213
    Uwe Kölbl Com-EM-Tex Rüdesheimerstr.7 80686 München 54750213
    Doris Lauer Com-EM-Tex Rüdesheimerstr.7 80686 München 54750213
    Stefan Adams Com-EM-Tex Rüdesheimerstr.7 80686 München 54750213
    Ritta Balogh Com-EM-Tex Rüdesheimerstr.7 80686 München 54750213
    Werner Hummel Com-EM-Tex Rüdesheimerstr.7 80686 München 54750213
    Wolfgang Socher Com-EM-Tex Rüdesheimerstr.7 80686 München 54750213
    Armin Zwickenpflug Com-EM-Tex Rüdesheimerstr.7 80686 München 54750213
    Esther Bergter Com-EM-Tex Rüdesheimerstr.7 80686 München 54750213
    Klaus Frese Com-EM-Tex Rüdesheimerstr.7 80686 München 54750213

    Zum Versenden von Serienfaxe können Sie jede Excel-Tabelle verwenden , die die entsprechenden Spaltennamen verwendet. Die erforderlichen Spaltennamen müssen identisch sein mit den Namen der gewünschten Feldfunktionen , damit Sie erfolgreich faxen können.

     

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    Der Minimalaufwand an Feldfunktionen, um Serienfaxe zu versenden

    Notwendige Feldfunktionen:

    { DRUCK " ({ SERIENDRUCKFELD Faxnummer }) setfaxphone " }
    { DRUCK " true setfaxlastdocpage " }

    1. Schritt : Klicken Sie auf Einfügen -> Feld... -> wählen Sie den Feldnamen Druck aus und ergänzen Sie die Zeile unter Feldfunktionen entsprechend : ( siehe Abbildung ) und drücken Sie dann ok.

    2. Schritt:Setzen Sie den Courser durch klicken zwischen die beiden runden Klammern.

    Klicken Sie auf Einfügen -> Feld... -> wählen Sie die Kategorie Seriendruck mit Feldnamen Seriendruckfeld aus und ergänzen sie die Zeile unter Feldfunktionen: ( siehe Abbildung ) und drücken Sie dann ok.

    Achtung: Beim Anlegen der Druck-Feldfunktionen muß sich immer vor und nach den Anführungszeichen ein Leerzeichen befinden. Dieses Leerzeichen ist wichtig um die Argummente zu trennen, sonst können die Argummente von comFAX nicht interpretiert werden.

    3. Schritt : Setzen Sie den Courser auf das Ende Ihres Serienfaxdokumentes.

    Klicken Sie auf Einfügen -> Feld... -> wählen Sie den Feldnamen Druck aus und ergänzen sie die Zeile unter Feldfunktionen: ( siehe Abbildung ) und drücken Sie dann ok.

     

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    Feldfunktionen zum versenden von Serienfaxe

    Beispiel 1: einfaches versenden von Serienfaxe

    { DRUCK " ({ SERIENDRUCKFELD Faxnummer }) setfaxphone " }

    { SERIENDRUCKFELD Vorname } { SERIENDRUCKFELD Name }
    { SERIENDRUCKFELD Firma }
    { SERIENDRUCKFELD Adresse1 }
    { SERIENDRUCKFELD Postleitzahl } { SERIENDRUCKFELD Ort }

    Ansprechpartner: { SERIENDRUCKFELD Name }
    Faxnummer : { SERIENDRUCKFELD Faxnummer }

    { DRUCK " true setfaxlastdocpage " }

    Beispiel 2: Serienfaxe mit niedriger Priorität

    { DRUCK " ({ SERIENDRUCKFELD Faxnummer }) setfaxphone " }
    { DRUCK " (1) setfaxpriority " }

    { SERIENDRUCKFELD Vorname } { SERIENDRUCKFELD Name }
    { SERIENDRUCKFELD Firma }
    { SERIENDRUCKFELD Adresse1 }
    { SERIENDRUCKFELD Postleitzahl } { SERIENDRUCKFELD Ort }

    Ansprechpartner: { SERIENDRUCKFELD Name }
    Faxnummer : { SERIENDRUCKFELD Faxnummer }

    { DRUCK " true setfaxlastdocpage " }

    Beispiel 3: Serienfaxe mit festgesetzter Sendezeit

    { DRUCK " ({ SERIENDRUCKFELD Faxnummer }) setfaxphone " }
    { DRUCK " (15:30) setfaxsendtime " }

    { SERIENDRUCKFELD Vorname } { SERIENDRUCKFELD Name }
    { SERIENDRUCKFELD Firma }
    { SERIENDRUCKFELD Adresse1 }
    { SERIENDRUCKFELD Postleitzahl } { SERIENDRUCKFELD Ort }

    Ansprechpartner: { SERIENDRUCKFELD Name }
    Faxnummer : { SERIENDRUCKFELD Faxnummer }

    { DRUCK " true setfaxlastdocpage " }

    Beispiel 4: Versendung der Serienfaxe zum Nachttarif ( zum billigsten Tarif )

    { DRUCK " ({ SERIENDRUCKFELD Faxnummer }) setfaxphone " }
    { DRUCK " faxdelay " }

    { SERIENDRUCKFELD Vorname } { SERIENDRUCKFELD Name }
    { SERIENDRUCKFELD Firma }
    { SERIENDRUCKFELD Adresse1 }
    { SERIENDRUCKFELD Postleitzahl } { SERIENDRUCKFELD Ort }

    Ansprechpartner: { SERIENDRUCKFELD Name }
    Faxnummer : { SERIENDRUCKFELD Faxnummer }

    { DRUCK " true setfaxlastdocpage " }

     

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    Seriendruck ausführen

    Als Vorbereitung für den Seriendruck haben Sie das Hauptdokument geladen und die Feldfunktionen gesetzt.

    Unter dem Menupunkt Extras -> Seriendruck... erhalten Sie folgendes Fenster.

    Unter Punkt 1 in diesem Fenster klicken Sie auf Erstellen -> Serienbriefe... -> aktives Fenster.

    Unter Punkt 2 in diesem Fenster klicken Sie auf Daten importieren -> Öffnen und wählen Ihre gewünschte Excel-Datei aus. ( lassen Sie die Extension *.xls zu um Sie zu sehen.)

    Unter Punkt 3 in diesem Fenster klicken Sie auf Ausführen ->Seriendruck in: Drucker.

    Wählen Sie  Ihren Netzwerkdrucker für Serienbriefe aus und gehen auf ok.

    Nun werden alle Faxe über comFAX versendet.

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    Optimierungsmöglichkeiten bei hohem Faxaufkommen

    Falls Sie aufwendige Graphiken in Ihren Serienfaxe integrieren möchten oder mehrseitige Faxe verwenden möchten, würde ein Aufsplitten des Serienfax-ausgangsformular die Last auf dem Clientrechner erheblich vermindern und kaum den Faxserver mehr belasten.

    Dazu sollte man bei der Konzeption der Serienfaxe auf der ersten Seite des Serienfaxes alle benötigen Feldfunktionen plazieren, um alle weiteren Seiten als Attachment auf dem comFAX-Server anbinden.

    Eine weitere Möglichkeit wäre alle Graphiken der ersten Seite als Hintergrundpapier ( Briefpapier ) anzulegen. Damit besteht das Serienfaxformular nur noch als reiner Text. Der Speicheraufwand für reine Textzeichen ist sehr gering. Das Dokument wird dann erst auf dem Faxserver wieder zusammen gesetzt.

    Beispiel für resourcenfreundliches Serienfax:

    { DRUCK " (54750213) setfaxphone " }
    { DRUCK " 4 setpapertray " }
    { DRUCK " 9658 setfaxattachdoc " }

    {DRUCK " true setfaxlastdocpage " }

    Diese Funktionen bedeuten :

    setfaxphone für die Faxnummer
    setpapertray für die den Papierschacht des Briefpapiers hier ist es die Nummer 4
    setfaxattachdoc für das Dokument, daß jedem einzelnen Fax hinzugefügt wird.
    Dazu muß das Dokument auf dem Desktop des Users als persönliches oder allgemeines Dokument vorliegen und desen Dokumenten-ID vor dem setfaxattachdoc.
    Hier ist es die DokumentenID 9658.

    Dies bedeutet, daß alle Graphiken im Dokument im Briefpapierschacht 4. Eine Weitere Seite ist auf dem Schreibtisch unter der Dokumenten ID 9658 angelegt. Der Text mit den variablen Feldfunktionen befindet sich im Worddokument, daß als Serienfax verschickt werden.