Erstellung
eines Druckers
Excel 95 als Datenquelle für Serienfaxe
Notwendige Feldfunktionen
Beispiel 1: einfaches versenden von Serienfaxe
Beispiel 2 : Serienfaxe mit niedriger Priorität
Beispiel 3 : Serienfaxe mit festgesetzter Sendezeit
Beispiel 4 : Versendung der Serienbriefe zum Nachttarif (zum billigsten
Tarif)
Seriendruck ausführen
Optimierungsmöglichkeiten bei hohem Faxaufkommen
Erstellung eines Druckers:Um Serienfaxe unter comFAX nutzen zu können, müssen Sie sich mit einem Netwerkdrucker verbinden, der diesen Dienst ermöglicht. So legen Sie einen neuen Netzwerkdrucker an: Wenn Sie Serienfaxe verschicken wollen müssen Sie dann auch diesen Drucker verwenden. Beispiel: Excel 95 Tabelle als Datenquelle für SerienfaxeUm Serienfaxe verschicken zu können benötigt man eine Datenquelle, aus der die Felder mit den Informationen des jeweiligen Empfängeres ausgefüllt werden.
Zum Versenden von Serienfaxe können Sie jede Excel-Tabelle verwenden , die die entsprechenden Spaltennamen verwendet. Die erforderlichen Spaltennamen müssen identisch sein mit den Namen der gewünschten Feldfunktionen , damit Sie erfolgreich faxen können.
Der Minimalaufwand an Feldfunktionen, um Serienfaxe zu versendenNotwendige Feldfunktionen: { DRUCK " ({ SERIENDRUCKFELD Faxnummer }) setfaxphone
" } 1. Schritt : Klicken Sie auf Einfügen -> Feld... -> wählen Sie den Feldnamen Druck aus und ergänzen Sie die Zeile unter Feldfunktionen entsprechend : ( siehe Abbildung ) und drücken Sie dann ok. 2. Schritt:Setzen Sie den Courser durch klicken zwischen die beiden runden Klammern. Klicken Sie auf Einfügen -> Feld... -> wählen Sie die Kategorie Seriendruck mit Feldnamen Seriendruckfeld aus und ergänzen sie die Zeile unter Feldfunktionen: ( siehe Abbildung ) und drücken Sie dann ok. Achtung: Beim Anlegen der Druck-Feldfunktionen muß sich immer vor und nach den Anführungszeichen ein Leerzeichen befinden. Dieses Leerzeichen ist wichtig um die Argummente zu trennen, sonst können die Argummente von comFAX nicht interpretiert werden. 3. Schritt : Setzen Sie den Courser auf das Ende Ihres Serienfaxdokumentes. Klicken Sie auf Einfügen -> Feld... -> wählen Sie den Feldnamen Druck aus und ergänzen sie die Zeile unter Feldfunktionen: ( siehe Abbildung ) und drücken Sie dann ok.
Feldfunktionen zum versenden von SerienfaxeBeispiel 1: einfaches versenden von Serienfaxe { DRUCK " ({ SERIENDRUCKFELD Faxnummer }) setfaxphone " } { SERIENDRUCKFELD Vorname } { SERIENDRUCKFELD Name } Ansprechpartner: { SERIENDRUCKFELD Name } { DRUCK " true setfaxlastdocpage " } Beispiel 2: Serienfaxe mit niedriger Priorität { DRUCK " ({ SERIENDRUCKFELD Faxnummer }) setfaxphone " } { SERIENDRUCKFELD Vorname } { SERIENDRUCKFELD Name } Ansprechpartner: { SERIENDRUCKFELD Name } { DRUCK " true setfaxlastdocpage " } Beispiel 3: Serienfaxe mit festgesetzter Sendezeit { DRUCK " ({ SERIENDRUCKFELD Faxnummer }) setfaxphone " } { SERIENDRUCKFELD Vorname } { SERIENDRUCKFELD Name } Ansprechpartner: { SERIENDRUCKFELD Name } { DRUCK " true setfaxlastdocpage " } Beispiel 4: Versendung der Serienfaxe zum Nachttarif ( zum billigsten Tarif ) { DRUCK " ({ SERIENDRUCKFELD Faxnummer }) setfaxphone " } { SERIENDRUCKFELD Vorname } { SERIENDRUCKFELD Name } Ansprechpartner: { SERIENDRUCKFELD Name } { DRUCK " true setfaxlastdocpage " }
Seriendruck ausführenAls Vorbereitung für den Seriendruck haben Sie das Hauptdokument geladen und die Feldfunktionen gesetzt. Unter dem Menupunkt Extras -> Seriendruck... erhalten Sie folgendes Fenster. Unter Punkt 1 in diesem Fenster klicken Sie auf Erstellen -> Serienbriefe... -> aktives Fenster. Unter Punkt 2 in diesem Fenster klicken Sie auf Daten importieren -> Öffnen und wählen Ihre gewünschte Excel-Datei aus. ( lassen Sie die Extension *.xls zu um Sie zu sehen.) Unter Punkt 3 in diesem Fenster klicken Sie auf Ausführen ->Seriendruck in: Drucker. Wählen Sie Ihren Netzwerkdrucker für Serienbriefe aus und gehen auf ok. Nun werden alle Faxe über comFAX versendet.
Optimierungsmöglichkeiten bei hohem FaxaufkommenFalls Sie aufwendige Graphiken in Ihren Serienfaxe integrieren möchten oder mehrseitige Faxe verwenden möchten, würde ein Aufsplitten des Serienfax-ausgangsformular die Last auf dem Clientrechner erheblich vermindern und kaum den Faxserver mehr belasten. Dazu sollte man bei der Konzeption der Serienfaxe auf der ersten Seite des Serienfaxes alle benötigen Feldfunktionen plazieren, um alle weiteren Seiten als Attachment auf dem comFAX-Server anbinden. Eine weitere Möglichkeit wäre alle Graphiken der ersten Seite als Hintergrundpapier ( Briefpapier ) anzulegen. Damit besteht das Serienfaxformular nur noch als reiner Text. Der Speicheraufwand für reine Textzeichen ist sehr gering. Das Dokument wird dann erst auf dem Faxserver wieder zusammen gesetzt. Beispiel für resourcenfreundliches Serienfax: { DRUCK " (54750213) setfaxphone " } {DRUCK " true setfaxlastdocpage " } Diese Funktionen bedeuten :
Dies bedeutet, daß alle Graphiken im Dokument im Briefpapierschacht 4. Eine Weitere Seite ist auf dem Schreibtisch unter der Dokumenten ID 9658 angelegt. Der Text mit den variablen Feldfunktionen befindet sich im Worddokument, daß als Serienfax verschickt werden. |